Jumat, 07 Desember 2012

Bab 9 : Merancang Organisasi yang Adaptif


·         Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi untuk meraih tujuan – tujuan strategis.
1)    PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL
Proses pengelolaan nantinya akan menciptakan struktur organisasi, yang akan menentukan bagaimana tugas – tugas yang akan di bagi dan sumber daya yang akan di sebarkan. Struktur Organisasi diartikan sebagai :
1. Seperangkat tugas - tugas formal yang diberikan padaa individu dan departemen
2. Hubungan pelapooran formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer, serta
3. Rancangan system untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen. Karakteristik dari struktur vertikal ditunjukkan dalam peta organisasi, yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.
·      Peta Organisasi (organization chart) adalah representasi visual dari struktur organisasi.
·      Struktur Organisasi adalah kerangka kerja dimana sebuah organisasi menentukan bagaimana membagi tugas, menggunakan sumberdaya dan mengoordinasikan departemen-departemen.

A.  Spesialisasi kerja adalah kadar yang digunakan untuk membagi-bagi tugas—tugas organisasi menjadi pekerjaan yang lebih spesifik
B.  Rantai Perintah (chain of command) adalah garis wewenang yang tidak terputus dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang - orang tersebut. Rantai perintah berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan perintahyang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja, dan prinsip saklar merupakan garis wewenang yang ditentukan dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.
·      Wewenang ( authory) adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberkan perintah , dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh hasil yang dikehendaki organisasi.Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik:
1.         Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan , bukan orang
2.         Wewenang berlaku untuk bawahan
3.         Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal.
·      Tanggung jawab(responsibility) adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan.
·      Akuntabilitas (accountability)adalah orang- orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang – orang yang memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripada mereka.
·      Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab pada jabatan – jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.
·      Kewenangan lini berarti bahwa orang—orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewenang resmi untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung
·      Kewenangan staf adalah sebuah hubungan komunikasi; staf ahli memberikan saran manajer dalam area teknis. sifatnya lebih sempit dan terdiri atas hak untuk memberi nasehat, rekomendasi, dan koseling dalam era kemampuan para staf ahli.
·      Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang memberikan laporan pada supervisor
Bagian dibawah ini menggambarkan faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1.    Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin
2.    Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang serupa antara satu dan lainnya
3.    Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan satu tempat yang sama
4.    Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam melaksanakaan tugas
5.    Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas haruslah tersedia.
6.    Sistem dan personel pendukung harusah tersedia bagi manajer.
7.    Waktu untuk melakukan supervise terhadap kegiatan yang tidak perlu di supervise, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain atau melakukan perancanaan, cukuplah dialokasikan sedikit saja
8.    Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

·      Struktur Tinggi merupakan suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh lingkup manajemen yang sempit dan cukup banyaknya level hirarki
·      Struktur Dasar  merupakan suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh lingkup pengendalian yang luas dan cukup sedikitnya level hirarki

·      Sentralisasi dan Desentralisasi
a)        Sentralisasi (centralization) berarti bahwa wewenang daaalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalam sebuah organisasi
b)        Desentralisasi (decentralization) adalah wewenang dalam mengambil keputusan diturunkan pada tingkat-tingkat jabatan yang lebih rendah
Faktor-faktor yang biasanya memengaruhi sentralisasi dan desentralisasi adalah sebagai berikut :
1. Perubahan dan ketidakpastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentraliasasi
2. Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
3. Pada masa krisis atau saat diujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas
2)  DEPARTEMENTALISASI
·      Departementalisasi(departementalization) adalah menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan – jabatan tertentu kedalam departemen – departemen dan departemen- departemen kedalam organisasi secara keseluruhan.
·         Pendekatan Fungsional Vertikal
Struktur fungsional adalah pengelompokkan jabatan-jabatan kedalam departemen berdasarkan ketrampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. Manusia, fasilitas, dan sumber daya lainnya yang mewakili suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu departemen. Tiap – tiap departemen funsional ini terkait denga organisasi secara keseluruhan. Misalnya, departemen pemasaran bertanggung jawab atas semua penjualan dan pemasaran, dan departemen akuntansi bertugas menangani persoalan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Struktur fungsional adalah desain vertical yang kuat. Aturan dan prosedur akan membentuk kewajiban dan tanggungjawab tiap pegawai, dan para pegawai yang berada pada tingkat hierarki bawah akan menerima hak-hak pegawai yang jabatannya lebih tinggi dari mereka, yaitu hak-hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah.
·            Pendekatan Divisional
Struktur divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi( departen departemen yang berbeda dikelompokkan untuk menghasilkan satu keluaran dari organisasi, berupa barang, program, atau jasa pada suatu pelanggan). Stuktur divisional terkadang disebut struktur produk, struktur program, atau struktur unit mandiri. Dalam struktur divisional, divisi-divisi diciptakan sebagai unit-unit mandiri dengan departemen –departemen terpisah untuk tiap divisinya. Pada struktur fungsional, semua pegawai litbang dikelompokkan bersama dan mengerjakan semua produk, sedangkan di struktur divisional tiap-tiap divisi memiliki departemen litbangnya sendiri. Perbedaan utama dari strutur divisional dengan struktur fungsional adalahh rantai perintahannya yang berada pada bagian bawah hierarki.
·            Pendekatan matriks
Pendekatan matriks adalah struktur organisasi yang menggunakan rantai perintah fungsional dan divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi (menggabungkan aspek- aspek yang ada pada struktur fungsional dan struktur divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi). Pegawai dan dua bos yaitu pegawai yang dibawahi dua supervisor sekaligus, harus menyelesaikan tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
·            Pendekatan tim
Pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang penuh persaingan. Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam sebuah organisasi adalah melalui tim lintas-fungsi, yang terdiri atas pegawai dari beragam departemen fungsional yang harus bertemu sebagai tim dan menyelesaikan permasalahan bersama. Tim lintas-fungsi digunakan untuk memberikan koordinasi horizontal yang penting untuk melengkapi struktur divisional atau struktur fungsional yang sudah ada.
·            Pendekatan jaringan virtual
Pendekatan jaringan virtual adalah struktur organisasi yang memisahkan fungsi-fungsi besar kedalam perusahaan –perusahaan yang berbeda dimana dihubungkan oleh sebuah organisasi dengan kantor pusat kecil.  Cara kerjanya organisasi dapat dipandang sebagai pusat yang dikelilingi oleh jaringan para ahli di sekitaranya. System computer terhubung, peranti lunak kolaboratiff, dan internet memudahkan organisasi-organisasi untuk bertukar data dan informasi dengan sangat cepat dan mudah sehingga jaringan pemasok, pelaku manufaktur, perakit, dan distributor yang tidak tersambungkan dengan baik pun dapat melihaat dan bertindak sebagaimana sebuah perusahaan berlian.
·      Kelebihan dan Kelemahan dari Setiap Struktur
a. Pendekatan struktur fungsional
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
2. Spesialisasi dan pengembangan keterampilan yang mendalam
3. Pengarahan dan pengendalian manajer puncak
Kekurangan :
1. Kurangnya komunikasi di antara departemen – departemen fungsional
2. Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal, lambatnya inovasi
3. Keputusan dipusatkan di puncak hierarki, sehungga menciptakan keterlambatan.
b. Pendekatan struktur divisional
Kelebihan :
1. Respon cepat, fleksibilitas dilingkungan yang tidak stabil
2. Memperhatikan kebutuhan pelanggan
3. Koordinasi yang sangat baik di antara departemen-departemen fungsional
Kekurangan :
1. Duplikasi sumberdaya dalam setiap divisi
2. Kurangnya pendalaman dan spesialisasi teknis
3. Kurangnya koordinasi antara divisi-divisi
c. Pendekatan struktur matriks
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien daripada satu hierarki
2. Fleksibilitas, adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
3. Kerjasama antar fungsi, keahlian tersedia di semua divisi
Kekurangan :
1. Rasa frustasi dan bingung karena adanya rantai perintah rangkap dua
2. Konflik besar antara dua sisi matriks
3. Terlalu banyak rapat, lebih banyak diskusi daripada aksi
d. Pendekatan struktur tim
Kelebihan :
1. Lebih sedikit diantara departemen-departemen
2. Lebih banyak kompromi
3. Lebih cepat memberikan respon an keputusan
4. Moril dan antusiasme pegawai yang lebih baik
Kekurangan :
1. Kesetiaan dan konflik yang berlipat ganda
2. Banyak waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk melakukan rapat-rapat
3. Desentralisasi yang tidak terencana
e. Pendekatan struktur jaringan virtual
Kelebihan :
1. Bias mendapatkan keahlian dari seluruh dunia
2. Sangat fleksibel dan responsive
3. Biaya tambahan dikurangi
Kekurangan :
1. Kurangnya pengendalian, tidak kokohnya batasan-batasan
2. Tuntutan yang lebih besar bagi manajer
3. Kesatiaan pegawai makin lemah
3)         PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL
o   Pentingnya koordinasi
Koordinasi adalah mengacu pada kualitas kolaborasi diantara departemen
o   Gugus tugas,tum dan Manajemen proyek
Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen
Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu
o   Rekayasa ulang adalah perencanaan ulang proses bisnis yang dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga, kualitas, layanan, dan kecepatan
o   Proses adalah kumpulan tugas-tugas dan aktivitas yang berkaitan dan bekerja bersama untuk mengubah masukan menjadi keluaran dan untuk menciptakan nilai· 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar