·
Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya
yang dimiliki sebuah organisasi untuk meraih tujuan – tujuan strategis.
1) PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL
Proses
pengelolaan nantinya akan menciptakan struktur organisasi, yang akan menentukan
bagaimana tugas – tugas yang akan di bagi dan sumber daya yang akan di
sebarkan. Struktur Organisasi diartikan sebagai :
1. Seperangkat tugas - tugas formal yang
diberikan padaa individu dan departemen
2. Hubungan pelapooran formal,
yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan,
banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer, serta
3. Rancangan system untuk menjamin
terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen. Karakteristik dari struktur
vertikal ditunjukkan dalam peta organisasi, yaitu representasi visual dari
sebuah struktur organisasi.
·
Peta
Organisasi (organization chart) adalah representasi visual dari
struktur organisasi.
·
Struktur Organisasi adalah kerangka kerja
dimana sebuah organisasi menentukan bagaimana membagi tugas, menggunakan
sumberdaya dan mengoordinasikan departemen-departemen.
A.
Spesialisasi kerja adalah kadar yang
digunakan untuk membagi-bagi tugas—tugas organisasi menjadi pekerjaan yang
lebih spesifik
B. Rantai
Perintah (chain of command) adalah garis wewenang yang tidak
terputus dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan
posisi orang - orang tersebut. Rantai perintah
berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan perintahyang berarti
bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja, dan prinsip
saklar merupakan garis wewenang yang ditentukan dengan jelas dalam
sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.
· Wewenang
( authory)
adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil
keputusan, memberkan perintah , dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh
hasil yang dikehendaki organisasi.Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik:
1.
Wewenang
diemban dalam kaitannya dengan jabatan , bukan orang
2.
Wewenang
berlaku untuk bawahan
3.
Wewenang
berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal.
· Tanggung
jawab(responsibility)
adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan.
· Akuntabilitas
(accountability)adalah
orang- orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang – orang yang
memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak
yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripada mereka.
· Delegasi
adalah proses yang
digunakan manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab pada jabatan –
jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.
·
Kewenangan lini berarti bahwa
orang—orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewenang resmi untuk
mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung
· Kewenangan staf adalah sebuah hubungan komunikasi; staf ahli memberikan saran
manajer dalam area teknis. sifatnya
lebih sempit dan terdiri atas hak untuk memberi nasehat, rekomendasi, dan
koseling dalam era kemampuan para staf ahli.
·
Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai
yang memberikan laporan pada supervisor
Bagian dibawah ini menggambarkan faktor-faktor yang berhubungan
dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1.
Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang
sifatnya stabil dan rutin
2.
Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang
serupa antara satu dan lainnya
3.
Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan satu tempat
yang sama
4.
Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit
diarahkan dalam melaksanakaan tugas
5.
Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan
pelaksanaan tugas haruslah tersedia.
6.
Sistem dan personel pendukung harusah tersedia bagi
manajer.
7.
Waktu untuk melakukan supervise terhadap kegiatan yang
tidak perlu di supervise, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain
atau melakukan perancanaan, cukuplah dialokasikan sedikit saja
8.
Pilihan
pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak
bawahan.
·
Struktur Tinggi merupakan suatu struktur
manajemen yang dicirikan oleh lingkup manajemen yang sempit dan cukup banyaknya
level hirarki
·
Struktur Dasar merupakan suatu struktur manajemen yang
dicirikan oleh lingkup pengendalian yang luas dan cukup sedikitnya level
hirarki
·
Sentralisasi
dan Desentralisasi
a)
Sentralisasi (centralization) berarti bahwa wewenang daaalam mengambil keputusan dipegang
oleh jabatan-jabatan tinggi dalam sebuah organisasi
b)
Desentralisasi (decentralization) adalah wewenang dalam mengambil keputusan diturunkan pada
tingkat-tingkat jabatan yang lebih rendah
Faktor-faktor yang
biasanya memengaruhi sentralisasi dan desentralisasi adalah sebagai berikut :
1. Perubahan dan ketidakpastian
lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentraliasasi
2. Jumlah sentralisasi atau
desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
3. Pada masa krisis atau saat diujung
tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas
2)
DEPARTEMENTALISASI
·
Departementalisasi(departementalization) adalah
menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan – jabatan tertentu kedalam
departemen – departemen dan departemen- departemen kedalam organisasi secara
keseluruhan.
·
Pendekatan Fungsional
Vertikal
Struktur fungsional adalah pengelompokkan
jabatan-jabatan kedalam departemen berdasarkan ketrampilan, keahlian, aktivitas
kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. Manusia, fasilitas, dan sumber daya lainnya
yang mewakili suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu departemen.
Tiap – tiap departemen funsional ini terkait denga organisasi secara
keseluruhan. Misalnya, departemen pemasaran bertanggung jawab atas semua
penjualan dan pemasaran, dan departemen akuntansi bertugas menangani persoalan
keuangan perusahaan secara keseluruhan. Struktur fungsional adalah desain
vertical yang kuat. Aturan dan prosedur akan membentuk kewajiban dan
tanggungjawab tiap pegawai, dan para pegawai yang berada pada tingkat hierarki
bawah akan menerima hak-hak pegawai yang jabatannya lebih tinggi dari mereka,
yaitu hak-hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah.
·
Pendekatan Divisional
Struktur
divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen
dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi( departen departemen
yang berbeda dikelompokkan untuk menghasilkan satu keluaran dari organisasi,
berupa barang, program, atau jasa pada suatu pelanggan). Stuktur divisional terkadang disebut
struktur produk, struktur program, atau struktur unit mandiri. Dalam struktur
divisional, divisi-divisi diciptakan sebagai unit-unit mandiri dengan
departemen –departemen terpisah untuk tiap divisinya. Pada struktur fungsional,
semua pegawai litbang dikelompokkan bersama dan mengerjakan semua produk,
sedangkan di struktur divisional tiap-tiap divisi memiliki departemen
litbangnya sendiri. Perbedaan utama dari strutur divisional dengan struktur
fungsional adalahh rantai perintahannya yang berada pada bagian bawah hierarki.
·
Pendekatan matriks
Pendekatan matriks adalah struktur organisasi yang menggunakan rantai perintah
fungsional dan divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi
(menggabungkan aspek-
aspek yang ada pada struktur fungsional dan struktur divisional secara serentak
dalam bagian yang sama pada organisasi). Pegawai
dan dua bos yaitu pegawai yang dibawahi dua supervisor sekaligus, harus
menyelesaikan tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
·
Pendekatan tim
Pendekatan
tim dapat memberikan cara bagi manajer untuk mendelegasikan
wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah,
serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang penuh
persaingan.
Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam sebuah organisasi adalah
melalui tim lintas-fungsi, yang terdiri atas pegawai dari beragam departemen
fungsional yang harus bertemu sebagai tim dan menyelesaikan permasalahan
bersama. Tim lintas-fungsi digunakan untuk memberikan koordinasi horizontal
yang penting untuk melengkapi struktur divisional atau struktur fungsional yang
sudah ada.
·
Pendekatan jaringan
virtual
Pendekatan jaringan virtual adalah struktur organisasi yang memisahkan
fungsi-fungsi besar kedalam perusahaan –perusahaan yang berbeda dimana
dihubungkan oleh sebuah organisasi dengan kantor pusat kecil. Cara kerjanya organisasi dapat dipandang sebagai pusat yang
dikelilingi oleh jaringan para ahli di sekitaranya. System computer terhubung,
peranti lunak kolaboratiff, dan internet memudahkan organisasi-organisasi untuk
bertukar data dan informasi dengan sangat cepat dan mudah sehingga jaringan
pemasok, pelaku manufaktur, perakit, dan distributor yang tidak tersambungkan
dengan baik pun dapat melihaat dan bertindak sebagaimana sebuah perusahaan
berlian.
· Kelebihan dan Kelemahan
dari Setiap Struktur
a. Pendekatan struktur fungsional
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
2. Spesialisasi dan pengembangan keterampilan
yang mendalam
3. Pengarahan dan pengendalian manajer puncak
Kekurangan :
1. Kurangnya komunikasi di antara departemen –
departemen fungsional
2. Respon yang lambat terhadap perubahan
eksternal, lambatnya inovasi
3. Keputusan dipusatkan di puncak hierarki,
sehungga menciptakan keterlambatan.
b. Pendekatan struktur divisional
Kelebihan :
1. Respon cepat, fleksibilitas dilingkungan yang
tidak stabil
2. Memperhatikan kebutuhan pelanggan
3. Koordinasi yang sangat baik di antara
departemen-departemen fungsional
Kekurangan :
1. Duplikasi sumberdaya dalam setiap divisi
2. Kurangnya pendalaman dan spesialisasi teknis
3. Kurangnya koordinasi antara divisi-divisi
c. Pendekatan struktur matriks
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien
daripada satu hierarki
2. Fleksibilitas, adaptabilitas terhadap
lingkungan yang terus berubah
3. Kerjasama antar fungsi, keahlian tersedia di
semua divisi
Kekurangan :
1. Rasa frustasi dan bingung karena adanya rantai
perintah rangkap dua
2. Konflik besar antara dua sisi matriks
3. Terlalu banyak rapat, lebih banyak diskusi
daripada aksi
d. Pendekatan struktur tim
Kelebihan :
1. Lebih sedikit diantara departemen-departemen
2. Lebih banyak kompromi
3. Lebih cepat memberikan respon an keputusan
4. Moril dan antusiasme pegawai yang lebih baik
Kekurangan :
1. Kesetiaan dan konflik yang berlipat ganda
2. Banyak waktu dan sumber daya yang dihabiskan
untuk melakukan rapat-rapat
3. Desentralisasi yang tidak terencana
e. Pendekatan struktur jaringan virtual
Kelebihan :
1. Bias mendapatkan keahlian dari seluruh dunia
2. Sangat fleksibel dan responsive
3. Biaya tambahan dikurangi
Kekurangan :
1. Kurangnya pengendalian, tidak kokohnya
batasan-batasan
2. Tuntutan yang lebih besar bagi manajer
3. Kesatiaan pegawai makin lemah
3)
PENGORGANISASIAN UNTUK
KOORDINASI HORIZONTAL
o
Pentingnya koordinasi
Koordinasi adalah mengacu
pada kualitas
kolaborasi diantara departemen
o
Gugus tugas,tum dan
Manajemen proyek
Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibuat untuk
menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen
Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan
aktivitas beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu
o
Rekayasa ulang adalah perencanaan
ulang proses bisnis yang dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan
harga, kualitas, layanan, dan kecepatan
o
Proses adalah kumpulan
tugas-tugas dan aktivitas yang berkaitan dan bekerja bersama untuk mengubah
masukan menjadi keluaran dan untuk menciptakan nilai·
Tidak ada komentar:
Posting Komentar