Bab 13 : Mengelola Kinerja dan Mutu

Kontrol adalah persoalan penting yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi, tetapi manajer baru terkadang mengalami kesulitan untuk menentukan sejauh mana ia harus menggunakan kontrolnya untuk membuat orang-orang tetap produktif tanpa menindas motivasi dan kreativitas mereka.

A.   PENGERTIAN KONTROL

Beberapa panduan untuk menciptakan kebijakan penggunaan yang dapat diterima yang efektif tetapi juga adil, berkenaan dengan penggunaan internet ditempat kerja :

o   Pastikan bahwa para pegawai memahami bahwa mereka tidak memiliki hak hukum atas privasi di tempat kerja

o   Buat kebijakan penggunaan internet tertulis

o   Jelaskan proses pendisiplinannya

o   Tinjau kembali kebijakan pada jangka waktu tertentu

Kurangnya kontrol dapat memberikan dampak yang dapat memmbahayakan bagi kesehatan suatu organisasi, merusak reputasinya dan mengancam masa depannya.

Kontrol organisasi adalah proses sistematis dalam mengatur aktivitas organisasi agar tetap konsisten dengan pengharapan yang telah dibangun dalam rencana, target, standar kinerja.

Untuk mengontrol suatu organisasi secara efektif, mangharuskan adanya informasi menganai standar kinerja serta tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi.

1.    Memilih Standar dan Ukuran

Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan, seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan. Namun para manajer makin mengetahui keharusan untuk mengukur aspek-aspek kinerja yang tidak kasat mata lainnya untuk mengelola aktivitas penciptaan nilai dari organisasi saat itu.

2.    Kartu Skor Berimbang

Kartu Skor Berimbang adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisonal dengan ukuran operasional yang berhubungan dengan faktor-faktor kesuksesaan penting yang ada di perusahaan.

Kartu Skor Berimbang memiliki 4 perspektif utama :

a)        Kinerja Keuangan

Aktivitas organisasi berkontribusi dalam memperbaiki kinerja jangka pendek dan panjang. Terdiri atas pengukuran tradisional seperti pemasukan bersih dan pengembalian investasi

b)        Layanan Pelanggan

Mengukur hal bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi serta keterikatan dan kepuasan pelanggan

c)         Proses Bisnis Internal

Berfokus pada statistik  produksi dan operasiona, seperti pemenuhan permintaan atas biaya per permintaan.

d)        Keputusan Organisasi untuk Belajar dan Tumbuh

Berfokus pada seberapa baik sumber daya dan modal manusis dikelola demi masa depan perusahaan.

B.   MODEL KONTROL UMPAN BALIK

Semua sistem kontrol yang dirancang dengan baik akan melibatkan penggunaan umpan balik untuk menentukan apakah kinerja memenuhi standar yang telah dibuat.

1.    Langkah-langkah Kontrol Umpan Balik

§  Membangun Standar Kinerja

Mencerminkan aktivitas yang berkontribusi pada strategi organisasi secara keseluruhan dengan cara yang signifikan, juga agar pegawai mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan dapat menentukan apakah aktivitas mereka sesuai target.

§  Mengukur Kinerja yang Ada

Dapat dilakukan dengan pengukuran kinerja kuantitatif, dimana harus berhubungan dengan standar yang telah ditetapkan.Namun manajer juga harus turun langsung untuk melihat bagaimana segala hal berjalan.

§  Membandingkan Kinerja dengan Standar

Manajer harus melakukan pendekatan yang bersifat menyelidiki untuk memperoleh pemahaman  yang luas dari faktor yang mempengaruhi kinerja. Kinerja manajemen yang baik melibatkan penilaian subjektif dan diskusi bersama pegawai serta analisis objektif terhadap data kinerja

§  Melakukan Tindakan Korektif

2.    Aplikasi untuk Anggaran

Kontrol anggaran, salah satu metode yang paling sering digunakan dalam kontrol manajemen, adalah proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil dan membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu. Sebagai alat pengontrol, anggaran adalah laporan yang berisi, pengeluaran terkini dan terencana untuk uang, aset, bahan mentah, gaji, dan sumber daya lainnya.

Unit dasar analisis untuk sistem kontrol anggaran disebut dengan pusat pertanggungjawaban,Pusat tanggung jawab adalah departemen atau unit apa pun yang ada dalam organisasi, dibawah pengawasan seorang pegawai yang bertangggung jawab atas aktivitas departemen atau unit tersebut.

Anggaran yang biasanya digunakan manajer :

§  Anggaran Biaya

Terdiri atas biaya antisipasi dan biaya aktual untuk setiap pusat pertanggung-jawaban dan untuk organisasi secara keseluruhan. Menunjukkan semua jenis biaya atau dapat berfokus pada kategori tertentu.

§  Anggaran Pendapatan

Anggaran yang mengidentifikasikan pendapatan perkiraan dan pendapatan aktual organisasi.

§  Anggaran Kas

Anggaran yang menghitung dan melaporkan arus kas dalam basis harian atau mingguan untuk menjamin bahwa perusahaan memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya.

§  Anggaran Modal

Anggaran yang merencanakan dan melaporkan investasi dalam aset-aset besar untuk didepreasi setelah beberapa tahun.

Penganggaran adalah bagian yang penting dari perencanaan dan pengawasan organisasi

Penganggaran dari atas ke bawah  merupakan proses penganggaran dimana manajer tingkat menengah dan tingkat bawah menentukan target anggaran departemen berdasarkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang telah dispesifikasi oleh manajer-manajer puncak.

Penganggaran dari bawah ke atas merupakan proses penganggaran dimana manajer-manajer tempat bawah menganggarkan kebutuhan sumberdaya departemennya dan melemparkannya ke atas untuk disetujui oleh manajer-manajer puncak.

C.   KONTROL KEUANGAN

Kontrol keuangan tidak hanya menginformasikan apakah keuangan perusahaan besar dalam posisi yang baik, tetapi kontrol keuangan juga bisa menjadi indikator berguna menunjukan permasalahan kinerja lainnya. Misalnya layanan pelanggan atau keefektifan tenaga kerja penjualan.

1.    Laporan Keuangan

Memberikan informasi dasar yang digunakan untuk melakukan kontrl keuangan dari sebuah organisasi. Dua laporan keuangan besar, yaitu :

a)  Neraca keuangan

Menunjukkan posisi keuangan perusahaan yang berhubungan dengan aset( apa yang dimiliki suatu perusahaan) ,ekuitas(perbedaan antara aset dan kewajiban serta nilai bersih milik perusahaan dalam saham dan saldo laba)  dan kewajiban(utang yang dimiliki)  pada waktu tertentu

b)    Laporan laba rugi

Meringkas kinerja keuangan perusahaan untuk interval tertentu, biasanya satu tahun.

Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi

Kontrol Hierarki adalah penggunaan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dan alat formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.

Kontrol Desentralisasi adalah penggunaan budaya perusahaan, norma kelompok, dan fokus terhadap tujuan, daripada aturan dan prosedur, untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Manajemen Buka-Buku

Manajemen Buka-Buku adalah berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi. Tujuannya adalah untuk membuat setiap pegawai berfikir dan bertindak seperti seorang pemilik bisnis.

2.    Analisis  Keuangan : menafsirkan Angka

Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pada rasio, statistik yang menunjukkan hubungan antara indikator-indikator kinerja seperti keuntungan dan aset, penjualan, dan persediaan. Merangkum beberapa rasio keuangan, yang merupakan ukuran dari :

§  Rasio Likuiditas

Perbandingan keuangan yang menunjukkan kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajiban utangnya.

Perhitungan : Rasio lancar – Aset Lancar/ kewajiban lancar

§  Rasio Keaktifan

Rasio keuangan yang mengukur kinerja internal organisasi yang berhubungan dengan aktivitas penting yang ditentukan oleh manajemen.  Perhitungan :

Perputaran persediaan – jumlah penjualan/ inventaris rata rata

Rasio konversi(indikator dari keefektifan perusahaan dalam mengubah penelusuran pelanggan ) – Permintaan pembelian/ pemeriksaan pelanggan

§  Rasio Keuntungan

Rasio keuangan yang menggambarkan keuntungan milik perusahaan yang berkenaan dengan sumber daya keuntungan.

Perhitungan :

Margin keuntungan dari penjualan – pendapatan bersih / penjualan

Margin kotor – pendapatan kotor / penjualan

Pengembalian aset (ROA)- Pendapatan bersih/ jumlah aset

§  Rasio Leverage

Merupakan aktivitas pendanaan dengan uang pinjaman. Perhitungan :

Rasio utang – Jumlah utang/ jumlah aset

D.   FILOSOFI KONTROL YANG BERUBAH-UBAH

Berkenaan dengan pergerakan menuju partisipasi dan pemberdayaan pegawai, banyak perusahaan mengadopsi proses kontrol desentralisasi daripada hierarki. Kontrol tersebut mewakili filosofi budaya perusahaan yang berbeda.

1.    Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi

Kontrol hierarki merupakan penggunaan aturan, kebijakan, hirarki wewenang dan alat formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.

Konterol Desentralisasi merupakan penggunaan nilai budaya perusahaan ,tradisi, keyakinan dan kepercayaan dalam mencapai tujuan organisasi.

2.    Manajemen Buka Buku

Berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi. Manajemen ini membuat pegawai mempelajari sendiri melalui grafik, gambar, rapat dan sebagainya. Manajemen ini juga akan memberikan penghargaan kepada pegawai apabila mencapai kesuksesan.

E.   MANAJEEN KUALITAS TOTAL

Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh anggota perusahaan untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas denagn cara melakukan perbaikan terus menerus.

1.    Teknik-Teknik TQM

§  Siklus Kualitas

Sebuah kelompok yang terdiri atas 6 hingga 12 pegawai sukarela yang bertemu secara rutin untuk membahas dan menyelesaikan masalah yang memengaruhi kualitas kerja mereka.

§  Tolok Ukur

Proses terus mnerus dalam mengukur produksi, layanan dan praktik dengan dibandingkan pada pesaing – pesaing besar atau perusahaan yang unggul di industrinya.

§  Six Sigma

Pendekatan kendali mutu yang memperhitungkan segala hal dan menekankan pengejaran yang disiplin dan gigih untuk mencapai kualitas yang lebih tinggi serta biaya yang lebih rendah.

§  Pengurangan Siklus Waktu

Siklus waktu merupakan langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan suatu proses

§  Perbaikan Terus Menerus

Pelaksanaan sejumlah besar perbaikan tambahan kecil di semua area organisasi secara terus-menerus

2.    Faktor-faktor Kesuksessan TQM

Faktor positif :

· Tugas-tugas yang ada menuntut pegawai yang berketerampilan tinggi

· TQM berguna untuk memperkaya pekerjaan dan memotivasi pegawai

· Keterampilan memecahkan masalah ditingkatkan untuk semua pegawai

· Partisipasi dan kerja tim digunakan untuk menghadang permasalahan yang signifikan

· Perbaikan terus-menerus adalah cara hidup

Faktor negatif :

· Ekspektasi manajemen biasanya tinggi

· Manajer tingkat menengah merasa tidak puas jika kehilangan wewenang

· Para pekerja tidak puas dengan beberapa aspek kehidupan organisasi

· Pemimpin serikat pekerja tidak disertakan dalam diskusi kendali mutu

· Manajer manunggu inovasi yang besar dan dramatis

F.    TREN DALAM KENDALI MUTU DAN KEUANGAN

Banyak perusahaan menjawab realitas ekonomi yang berubah-ubah serta kompetisi global dengan menilai kembali manajemen dan proses-proses di organisasinya sendiri, diantaranya mekanisme kontrol.

1.    Standar Kualitas Internasional

Daya dorong untuk melakukan manajemen kualitas di Amerika Serikat adalah signifikasi yang meningkat dari ekonomi global.

Standar ISO 9000  merupakan standar yang merupakan hasil dari konsensus internasional tentang syarat manajemen kualitas yang baik, sebagaimana yang diuraikan oleh Internasional Organization for Standardization

2.    Sistem Kontrol Keuangan Baru

§  Pertambahan Nilai Ekonomis ( EVA )

sistem kontrol yang mengukur kinerja yangberkenaan dengan keuntungan setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan pada saat nyata.

§  Pertambahan Nilai Pasar ( MVA )

sistem kontrol yang mengukur perkiraan pasar saham terhadap nilai perusahaan terdahulu dan proyek investasi modal yang diharapkan.

§  Pembiayaan Berbasis Aktivitas ( ABC )

sistem kontrol yang mengidentifikasi beragam aktifitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya sesuai aktivitas tersebut.

§  Tata Kelola Perusahaan

sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan pemilik perusahaan dapat dilindungi.