Jumat, 07 Desember 2012

Bab 6 : Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan


A. PENGENALAN TUJUAN DAN RENCANA
- Tujuan (goal) didefinisikan sebagai kondisi di masa depan yang diinginkan dan coba diwujudkan oleh perusahaan.
- Rencana (plan) adalah cetak biru yang digunakan untuk mencapai tujuan, dan menentukan alokasi dumber daya, waktu, tugas, serta tindakan lain yang diperlukan.
- Konsep perencanaan biasanya mencakup dua aspek tersebut dan didefinisikan sebagai tindakan yang dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan.
a) Tingkatan Tujuan dan Rencana
Proses perencanaan dimulai dengan misi formal yang menentukan dasar perusahaan, yang ditujukan terutama untuk kalangan luar. Kedua, manajemen puncak bertanggung jawab untuk menentukan tujuan dan rencana strategis yang mencerminkan komitmen terhadap efisiensi dan efektivitas perusahaan. Ketiga, Manajer divisi harus menyusun rencana taktis yang berfokus kepada langkah- langkah utama yang harus dikerjakan oleh divisinya sebagai bagian dari rencana strategis yang ditetapkan oleh manajemen puncak. Terakhir, Manajer lini depan dan supervisor menyusun rencana operasional yang berfokus kepada tugas dan proses tertentu serta membantu mewujudkan tujuan taktis dan strategis
b) Manfaat Tujuan dan Rencana
·         Legitimasi
·         Sumber motivasi dan komitmen
·         Alokasi sumber daya
·         Panduan tindakan
·         Dasar pengambilan keputusan
·         Standar kinerja
c) Proses Perencanaan Perusahaan



B. TUJUAN PERUSAHAAN
a) Misi Perusahaan
·         Misi yang berarti dasar keberadaan perusahaan, berada di puncak hierarki tujuan.
·         Pernyataan misi formal adalah gambaran umum tujuan yang membedakan suatu perusahaan dari perusahhan lain yang sejenis.
b) Tujuan dan Rencana
·         Tujuan strategis disebut juga tujuan resmi adalah pernyataan umum mengenai masa depan yang ingin dicapai perusahaan.
·         Rencana strategis menentukan langkah- langkah dan tindakan- tindakan yang akan diambil perusahaan untuk mencapai tujuan strategis.
·         Tujuan rencana strategis adalah untuk mewujudkan tujuan perusahaan dalam periode yang telah ditetapkan.
·          Tujuan taktis yaitu hasil- hasil yang hendak dicapai oleh divis- divisi dan departemen- departemen utama di perusahaan. Ini berlaku untuk manajemen menengah dan menggambarkan langkah yang harus dilakukan oleh subunit- subunit utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi perusahaan.
·         Tujuan operasional adalah hasil yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu pegawai. Tujuan ini bersifat terukur.
·        Rencana taktis adalah rencana yang dibuat untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi perusahaan
·        Rencana operasional adalah rencana yang disusun ditingkat perusahaan yang lebih rendah untuk menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan operasional dan untuk mendukung rencana taktis

c) Menyelaraskan Tujuan Melalui Peta Strategis
Menyelaraskan tujuan melalui peta strategi
Peta strategi adalah gambaran visual dari factor-faktor penting pendorong kesuksesan perusahaan yang menunjukkan hubungan antara tujuan dan rencana spesifik disetiap bidang

C. PERENCANAAN OPERASIONAL
a) Kriteria Tujuan Efektif
1.            Spesifik dan terukur
2.           Memiliki jangka waktu yang pasti
3.           Mencakup hasil-hasil penting
4.           Manantang tetapi realistis
5.           Dikaitkan dengan imbalan
b) Manajemen Bersasaran
Manajemen bersasaran adalah system yang digunakan oleh manajer dan pegawai untuk menentukan tujuan bagi setiap proyek, departemen, maupun personel, serta menggunakan mereka untuk memonitor kinerja selanjutnya
Empat kegiaatan untuk mensukseskan manajemen bersasaran aalah sbb:
1. Menetapkan tujuan
2. Membuat rencana tindakan
3. Mengevaluasi kemajuan
4. Menilai kinerja secara keseluruhan

c) Rencana Sekali Pakai dan Rencana Tetap
Rencana sekali tetap dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan yang kemungkinan tidak berulang dimasa depan. Rencana tetap adalah rencana berkelanjutan yang memberi panduan melakukan dan mangatasi tugas atau situasi yang terjadi secara berulang di perusahaan
D. MEMBUAT PERENCANAAN DALAM LINGKUNGAN YANG BERGEJOLAK
a) Perencanaan Kontingensi
Mengalami kondisi darurat, kemerosotan, maupun situasi tak terduga
b) Pembuatan Skenario
Langkah-langkah untuk mengamati tren dan ketakmalaran (diskontinuitas) yang sedang terjadi, serta memvisualkan kemungkinan-kemungkinan yang lebih baik di masa depan.
(memvisualisasikan kemungkinan–kemungkinan yang lebih baik di masa depan )
c) Perencanaan Krisis
menghadapi kejadian–kejadian merugikan tak terduga (respon saat terjadi masa krisis)
Pencegahan:
o Membangun Hubungan
o Mendeteksi sinyal dari lingkungan.
Persiapan
o Membentuk tim manajemen krisi dan juru bicara perusahaan
o Membuat rencana manajemen krisis terperinci
o Membuat sistem komunikasi yang efektif

E. MEMBUAT PERENCANAAN UNTUK MENCAPAI KINERJA TINGGI
a) Pendekatan Perencanaan Tradisional
Pendekatan ini dilakukan sepenuhnya oleh eksekutif puncak dengan menggunakan jasa konsultan atau departemen perencanaan pusat. Departemen perencanaan pusat adalah sekelompok ahli perencanaan yang melapor secara langsung kepada CEO atau presiden.
b) Pendekatan Perencanaan Kinerja Tinggi
Pendekatan perencanan yang baru adalah dengan melibatkan semua anggota perusahaan, dan terkadang pihak- pihak luar yang berkepentingan, dalam proses perencanaan. Perkembangan pendekatan baru diawali oleh perencanaan terdesentralisasi, yaitu para ahli perencanaan bekerja bersama para manajer divisi atau departemen utama untuk membuat tujuan dan rencana mereka sendiri. Pada masa lalu perencanaan selalu dilakukan oleh para manajer puncak, konsultan, atau departemen perencanaan pusat. Selama masa penuh gejolak, pererncaan dilakukan secara terdesentralisasi dan seluruh anggota perusahaann terlibat dalam membuat rencana dinamis yang dapat memenuhi perubahan kebutuhan dilingkungan
Beberapa panduan dalam membuat perencanaan untuk mencapai kinerja tinggi di lingkungan yang bergejolak termasuk
1.       Menetapkan Tujuan Abadi untuk Mencapai Kualitas Unggul Tujuan abadi
2.      Menggunakan Panel Instrumen Kinerja
3.      Membentuk Tim Intelijen
c)    Menetapkan Tujuan Abadi untuk Mencapai Kualitas Unggul Tujuan Abadi
Tujuan Abadi, Tujuan yang bersifat ambisius dan menarik serta menggugah perusahaan dan menginspirasi keunggulan.


Tingkatan Manajemen Dan Manajer
Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik kegiatan profesi maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, maka manajer dapat diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.
Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi tiga golongan yang berbeda yaitu :
1. Manajemen Lini : atau manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu pabrik pengawas teknik suatu bagian riset dan lain sebagainya.
2. Manajemen menengah ( Midle Manager ) yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan didalam organisasi.
3. Manajemen Puncak ( Top Manajer ) terdiri atas kelompok yang relatif kecil, yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Ada dua fungsi utama atau keahlian ( skill ) yaitu :
1.      keahlian teknik ( Teknical Skill ) dan
Keahlian teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarah dengan motivasi, supervisi dan komunikasi.
2.     keahlian manajerial ( Managerial Skill )
 Keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.

Fungsi-fungsi Manajemen
Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :
1. Ernest Dale :
Planning, Organizing, Staffing, Directing, Innovating, Representing dan Controlling.
2. Oey Liang Lee :
Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling.
3. James Stoner :
Planning, Organizing, Leading, Controlling.
4. Henry Fayol :
Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.
5. Lindal F. Urwich :
Forescating, Planning, Organizing, Commanding, Cordinating, Controlling.
6. Dr. SP. Siagian MPA :
Planning, Organizing, Motivating, Controlling.
7. Prayudi Atmosudirjo :
Planning, Organizing, Directing/ Actuating, Controlling.
8. DR. Winardi SE :
 Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communicating, Controlling.
9. The Liang Gie :
Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving.

Pada hakekatnya fungsi-fungsi di atas dapat dikombinasikan menjadi 10 fungsi yaitu :
1. Forecasting (ramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.
2. Planning (perencanaan) yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
3. Organizing (organisasi) yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, temasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya.
4. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia) yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.
5. Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando) yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
6. Leading yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
7. Coordinating (koordinasi) yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan.
8. Motivating (motivasi) yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela.
9. Controlling (pengawasan) yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
10. Reporting (pelaporan) yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan.

Proses pelaksanaan kegiatan manajemen, maka fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan. Ini adalah fungsi-fungsi ke dalam perusahaan, sedang fungsi manajer ke luar perusahaan adalah :
1. mewakili perusahaan dibidang pengadilan.
2. ambil bagian sebagai warga negara biasa.
3. mengadakan hubungan dengan unsur-unsur masyarakat.

Ketrampilan – Ketrampilan Manajerial
apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial itu? Menurut Bigelow (1998), sebenarnya tidak banyak teks yang mendefinisikan apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial. Banyak teks yang lebih menekankan kepada proses pembelajaran untuk meningkatkan keterampilan daripada mendefinisikan secara spesifik keterampilan manajerial. Namun berdasarkan kompilasi beberapa teks, keterampilan manajerial berkaitan dengan teori, teknik, dan pedoman perilaku, yang bila diaplikasikan secara tepat akan meningkatkan performa keberhasilan seorang manager. Sekarang, mari kita telaah lebih lanjut ranah properti keterampilan ini.
A. Keterampilan Teknis
Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya yang berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Ia melibatkan pengetahuan dan kemampuan analitis yang khusus dan mempunyai tahapan pemecahan masalah (troubleshooting) yang relative baku/standar. Dalam terminologi pelatihan, maka pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan (vocational dan on the job training) besar manfaatnya dalam rangka mengembangkan keterampilan ini.
B. Keterampilan Inter-personal
Ini berhubungan dengan kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, memahami sudut pandang dan perilaku atasan, rekan sejawat, dan bawahan terhadap suatu masalah dan memposisikan dirinya secara proporsional. Seseorang yang mempunyai kemampuan ini kiranya cukup sensitive terhadap keinginan dan motivasi orang lain dalam kelompoknya sehingga dia dapat memperkirakan tindakan apa yang perlu dan hasil yang yang diharapkan.
Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam :
(a) kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill), dan
(b) keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group skill).
Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada manajer tingkat atas (higher level/top management).
Untuk menguasai keterampilan ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:
• mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;
• mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar dari pengalaman itu;
• mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;
• mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan ide dan sikapnya kepada orang lain secara tepat.
Pelatihan yang bersifat spontan dan dipandu oleh seorang pelatih yang berpengalaman dapat memberikan nuansa positif bagi pengenalan dan pengembangan keterampilan ini.
C. Keterampilan Konseptual
Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melihat suatu
perusahaan/organisasi secara utuh, mengenali cara kerja dan ketergantungan bermacam-macam fungsi yang ada, dan lebih jauh lagi untuk memahami hubungan antara perusahaan/organisasinya dan industri, masyarakat, dan situasi ekonomi dan sosial secara umum.
Pada dasarnya keterampilan ini lebih banyak melibatkan intuisi seorang manajer sehingga ia dapat memahami gejala-gejala umum dan keterkaitan antar variabel-variabel elementer, memberikan penekanan dan prioritas pola tindakan, serta dapat memperkirakan kencenderungan dan probabilitas hasil dari tindakan yang akan dilakukan. Di luar teknis pelatihan manajemen, prinsip ‘learning by doing’ sangat dirasakan penting untuk mengasah keterampilan konseptual ini. Sedangkan pelatihan manajemen strategi, pola promosi kepada karyawan untuk menduduki posisi lebih tinggi dan melibatkan kerja antar kelompok juga merupakan beberapa upaya untuk mengembangkan keterampilan ini secara lebih terstruktur.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar