Artikel Bab 9 : Merancang Organisasi yang Adaptif

Organisasi Adaptif

Menurut Charles Darwin, organisasi yang mampu bertahan dan berumur panjang bukanlah yang terkuat melainkan yang paling adaptif, yaitu yang selalu menyesuaikan diri terhadap berbagai perubahan. What Is “Adaptive”? Adaptif adalah fokus dalam menjadikan proses bisnis lebihflexible dan capable, sehingga organisasi dapat melakukan perubahan yang cepat. Tingkat adaptabilitas menurut Dr.Denison juga disebut sebagai salah satu syarat kultur yang membuat sebuah organisasi mampu berubah dan bersaing sekaligus memenangkan persaingan tersebut.
Situasi sekarang ditandai dengan ketidaktentuan. Ekonomi dunia menjadi lebih unpredictable danchaotic. Dan organisasi bagaikan organisme yang tetap harus berkembang kalau ingin terussurvive. Setiap perubahan dalam keteraturan membawa sebuah proses ke persimpangan jalan yang mengerikan, Adapt or die! Begitu ungkapan ekstrimnya. Sebagai contoh kesuksesan beradaptasi dalam persaingan adalah HM Sampoerna. Hermawan Kartajaya didalam ulasannya di buku 4-G Marketing: A 90-Year Journey of Creating Everlasting Brands,menjelaskan bahwa ada tiga core winning characteristics Sampoerna yang menjadikannya sebagai perusahaan raksasa di Indonesia. Ketiga aspek tersebut adalah adaptability, culture, daninnovation.
Sebuah organisasi yang adaptif salah satunya adalah yang mampu untuk: Fokus pada pengembangan perubahan ekonomi bisnis dengan tujuan mempertinggi performance organisasi; seperti profitability, growth, liquidity dll. Memanfaatkan IT untuk mengotomasi bentuk baru dari berbagai collaboration, innovation,resource sharing, dan sourcing. Terus optimis mengembangkan rangkaian modul resources(seperti people, products, services, technologies,dan processes) dan Melakukan semua tugas kedalam sebuah mode waktu didalam sebuah market kompetitif yang terus berubah.

Mencapai Organisasi yang Adaptive.
Untuk menjadi sebuah organisasi yang adaptive, diperlukan bebarapa langkah maturity sebagai berikut:
• Reactive state:
Perusahaan melakukan aksi berdasarkan sebuah rangsangan (take action based on stimulus). Ada keinginan untuk merencanakan, namun eksekusinya belum terorganisir karena miskinnya perencanaan dan koordinasi internal.
• Managed state:
Perusahaan masih berkonsep reactive, namun sudah mempunyai sebuah set proses dan prosedur yang digunakan untuk bereaksi. Panning yang ada berfokus pada bagaimana bertindak lebih baik dan mengoptimalkan proses tersebut.
• Proactive state:
Fasa dimana perusahan-perusahaan mulai mengantisipasi kebutuhan, melakukan usaha yang luas dan kompeks dalam merencana, dan hanya bertindak reactive sekali-kali, namun sudah cenderung melakukan proses otomasi. Perusahaan-perusahan seperti ini jarang kehilangan kendali/pertahanan. Mereka mampu menyebutkan rencana jangka panjang, mempunyai proses dokumentasi yang baik dan koordinasi organisasi yang ekstensif.
• Adaptive state:
Organisasi yang tidak sekedar proaktif, namun juga dapat otomatis membuat perubahan dengan usaha manual lewat sebuah proses maupun dengan menggunakan otomasi teknologi viametric analysis. Mereka mampu bertindak antisipatif dalam menghadapi masalah sekaligus mencegah masalah terjadi. Step-step sebuah organisasi menuju adaptive organization dapat terlihat seperti diagram dibawah ini.

Membentuk Organisasi yang Adaptif
Menurut William Fulmer pengarang buku Shaping the Adaptive Organization, dalam dunia bisnis sudah banyak seorang pemimpin yang sukses melihat perbedaan dan mampu memanfaatkanya sebagai kunci untuk mengalahkan para pesaing. Sebagai contoh disaat banyak pihak menilai kemunculan internet sebagai ancaman bagi bisnis mereka, yang lain menilainya sebagai peluang besar. Dan ketika kebanyakan bioskop/studio film ditandingi televisi, Walt Disney mampu bertahan dan memanfaatkannya.
Untuk membangun sebuah organisasi yang adaptif, yang dapat terus survive dan berkembang meski berada dilingkungan yang terus berubah perlu konsep dan strategi sebagai berikut:

1. Landscape
Adaptive erat hubungannya dengan kemampuan untuk cepat berubah dan terus berupaya antisipatif. Untuk mengetahui kapan seharusnya organisasi berubah, seorang eksekutif atau pemimpin bisnis harus meakukan survey pada jangkauan, bentangan ada pandangan bisnis mereka. Bagaimana mereka melihat lingkungan bisnis mereka? Apakah hierarchical atau flat? Bagaimana hubungannya dengan organisai lain yang sejenis? Langkah selanjutnya seperti membuat Internal Factor Analysis Summaries(IFAS) yang berupa strength (kekuatan) danweakness (kelemahan), serta External Factor Analysis Summaries (EFAS) yaitu opportunity(peluang) dan threath (ancaman) dari organisasi yang mereka pimpin.
Seorang pemimpin harus lebih dahulu memahami organisasi tersebut sebelum memulai mengubahnya. Memahami landscape organisai dan peran perubahan terhadap perusahaan adalah poin utama untuk memikirkan kembalicritical strategies perusahaan. Langkah-langkah selengkapnya dalam upaya landscape yaitu:
Melihat jauh ke masa depan
Kebanyakan dari organisasi tidak mampu melihathorizon lingkungan bisnis mereka, dan malah terpaku fokus pada sebagian masalah yang dihadapi sekarang tanpa mempersiapkan usaha-usaha antisipatif.
Memahami landscape bisnis
Melihat dunia yang semakin susah diprediksi, pemimpin bisnis seharusnya tidak hanya sekedar personal yang memahami lingkungan kompetitif pada organisasinya dimana organisasi tersebut beroperasi, namun juga mampu membantu orang lain didalam organisasi tersebut untuk ikut memahaminya dengan baik.
Memahami prinsip ketidaktentuan dunia bisnis
Sebuah pemahaman pada sistem adaptif yang komplek akan memberikan pemimpin bisnis mengetahui apa yang hilang pada kebanyakan management praktis sekarang. Yaitu sebuah prespektif luas pada dunia bisnis.
Memahami rencana strategis pada organisasi yang adaptif
Perusahaan yang sukses dalam sebuah ketidakrataan landscape tidak hanya mencoba untuk menyederhanakan proses kerja dan terus beradaptasi untuk menyesuaikan landscape namun juga secara konstan mengembangkan sistem.

2. Learning.
Perusahaan yang sukses menciptakan sebuah kultur adaptif adalah yang tidak hanya sekedar mendorong setiap individunya untuk terus belajar namun juga men-share-nya. Dengan upaya pembelajaran terus menerus ini, perusahaan akan mampu merespon lebih cepat pada perubahan kondisi market. Upaya learning erat hubungannya dengan knowedge managementyang sangat dibutuhkan sebuah organisai yang ingin terus berkembang dan survive. Karena pembelajaran ini akan meningkatkan kreatifitas dan produktifitas anggota yang otomatis berpengaruh pada reliability organisasi.

3. Leadership
Me-manage sebuah organisai yang adaptif memerlukan visi dan skill non tradisioanal. Dan disini dibutuhkan jiwa kepemimpinan tidak hanya sebagai penunjuk arah namun pembimbing menuju keberhasilan dalam melawan kompleksitas dan menciptakan sebuah organisai yang ulet ( Resilient Organization). Pemimpin organisasi harus berpikir tidak hanya dengan siapa mereka menciptakan hubungan (relationships) tapi juga tentang tipe hubungan apa yang mereka inginkan beserta resiko yang terkait dengan berbagai relationship. Juga perlu diciptakan sebuah adaptive leadership dalam lingkungan yang kompleks, sehingga pemimpin akan berperan lebih dari sebagai ‘pahlawan’ yang menjadi figur tersendiri yang mencoba mengontrol dan mengkemudikan organisasi, namun juga sebagai katalisator dan fasilitator.
Dalam buku Shaping the Adaptive Organization, Gary Beinger, seorang eksekutif eBay mengatakan bahwa organisasi yang adaptif akan mampu bergerak 10 kali lebih cepat dari organisai normal. Organisasi yang adaptif juga cenderung mempunyai powerful dan mampu mengatasi permasalahan sendiri dengan cepat.

Manfaat Menjadi Adaptive
Manfaat yang diterima sebuah organisasi yang mampu adaptif adalah sebagai berikut:
• Efficiency/utilization
Mengatur penggunaan sumber critical organisasi ; seperti financial dan sumber daya manusia, untuk menghasilkan benefit yang paling optimal bagi perusahaan.
• Flexibility
Kemampuan yang mengijinkan sebuah organisasi untuk selalu siap bertindak ketika sebuah kesempatan telah teridentifikasi, baik sebuah kesempatan bisnis, keperluan kompetisi baru, ataupun kesempatan untuk menggunkan teknologi untuk mendukung business services. Sebuah adaptive organization akan menciptakan proses dan struktur yang dapat dirubah dengan sedikit pengaruh, usaha dan minimum perselisihan.
• Timeliness
Memungkinkan sebuah organisasi tersebut untuk tidak sekedar mampu bereaksi/bertindak namun mampu bertindak cepat dan tepat. Kecepatan dalam menangkap opportunity tersebut mencakup pengaruh langsung pada kemampuan untuk memanfaatkannya lebih lanjut. Sebagai contoh parameter keberhasilannya adalah seberapa cepat sebuah line bisnis mampu melaunching sebuah produk baru.
• Value/cost
Meningkatkan value yang diberikan ke organisasi lewat posisi yang memberikan keuntungan terbaik dari pertumbuhan opportunity. Juga pemahaman dan kontrol over cost dan kemampuan untuk bertindak cepat pada kesempatan baru demi memaksimalkan keuntungan perusahaan yang dapat dicapai.